Sử dụng Công cụ Đánh giá Sự tham gia của Gia đình trong Hệ thống: Một Ví dụ Thực tế

Tiếng nói của gia đình Công cụ đánh giá sự tham gia của gia đình vào hệ thống (FESAT), có sẵn bằng tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha, có thể được sử dụng để lập kế hoạch, đánh giá và cải thiện sự tham gia của gia đình vào các sáng kiến cấp hệ thống. Bài phỏng vấn này mô tả kinh nghiệm triển khai phương pháp này trong một chương trình Tiêu đề V trên toàn tiểu bang và đưa ra các khuyến nghị sử dụng. Xem thêm Nghiên cứu điển hình FESAT.

Tăng cường sự tham gia của gia đình là ưu tiên hàng đầu của nhiều chương trình thuộc Chương trình Tiêu đề V của tiểu bang, một phần trong Kế hoạch Hành động Tiểu bang năm năm của Chương trình Tài trợ Khối Sức khỏe Bà mẹ và Trẻ em. Để giải quyết vấn đề này, Dịch vụ Phục hồi Chức năng Trẻ em (CRS), hệ thống dịch vụ toàn tiểu bang Alabama dành cho trẻ em và thanh thiếu niên có nhu cầu chăm sóc sức khỏe đặc biệt, đã chọn sử dụng Công cụ Đánh giá Sự tham gia của Gia đình vào Hệ thống (FESAT) của Family Voices trên bảy khu vực dịch vụ của mình. Stacey Neumann, Điều phối viên Sức khỏe Bà mẹ và Trẻ em của CRS, chịu trách nhiệm quản lý phần CYSHCN thuộc Chương trình Tài trợ Khối Tiêu đề V của Alabama. Bà chia sẻ kinh nghiệm áp dụng phương pháp này và đưa ra các khuyến nghị triển khai.

H: Kết quả của quá trình FESAT đã ảnh hưởng như thế nào đến cách tiếp cận của bạn đối với quan hệ đối tác gia đình?

Kết quả FESAT nhấn mạnh nhu cầu nâng cao nhận thức và giáo dục về các hoạt động gắn kết gia đình diễn ra trên toàn tiểu bang trong Dịch vụ Phục hồi Chức năng Trẻ em (CRS), một bộ phận của Sở Dịch vụ Phục hồi Chức năng Alabama (ADRS). Nhờ phát hiện này, ban lãnh đạo CRS, bao gồm Trợ lý Ủy viên ADRS, Cố vấn Phụ huynh Tiểu bang và Điều phối viên MCH, đã nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ thông tin rộng rãi để xây dựng quan hệ đối tác gia đình trên toàn tiểu bang, chứ không chỉ bó hẹp trong bảy văn phòng quận của sở.  

Kết quả cũng cho phép tất cả người tham gia có được định nghĩa rộng hơn về đại diện và đánh giá liệu các thành viên trong nhóm tư vấn phụ huynh địa phương của chúng tôi có thực sự đại diện không chỉ cho sắc tộc và chủng tộc, mà còn cho cả khuyết tật và nhu cầu chăm sóc sức khỏe đặc biệt của trẻ em trong một khu vực cụ thể hay không. Nhờ phát hiện này, ban lãnh đạo đã ưu tiên đào tạo các chuyên gia tư vấn phụ huynh của CRS về cách sử dụng dữ liệu sẵn có tốt hơn để có được bức tranh toàn cảnh hơn về các gia đình được phục vụ.  

Kết quả FESAT đã ảnh hưởng đến cách tiếp cận cá nhân của tôi đối với quan hệ đối tác gia đình, khi tôi nhận ra rằng việc có một chương trình Kết nối Phụ huynh mạnh mẽ trong bộ phận của chúng tôi không đồng nghĩa với việc nhân viên của chúng tôi thực sự hiểu rõ về quan hệ đối tác gia đình. Với vai trò là Điều phối viên MCH, tôi cần đảm bảo rằng cả nhân viên mới và cũ đều được đào tạo về khái niệm quan hệ đối tác gia đình có ý nghĩa và giá trị của nó đối với CRS. 

H: Những thách thức nào phát sinh trong quá trình triển khai và những thách thức này được giải quyết như thế nào? 

Chúng tôi thấy việc quản lý bài thi FESAT rất dễ dàng. National Family Voices đã hỗ trợ rất nhiều và đã cung cấp một khóa đào tạo cho nhân viên của chúng tôi trước khi triển khai công cụ này. Là một phần của quy trình, các thành viên nhóm FESAT – đại diện từ ban quản lý CRS và các chuyên gia tư vấn phụ huynh địa phương – sẽ hoàn thành một quy trình chấm điểm độc lập. Sau đó, nhóm sẽ họp chung để thảo luận về điểm số của mình và đi đến thống nhất chung. Chúng tôi đã tổ chức các buổi thảo luận chấm điểm trong hai buổi, mỗi buổi kéo dài 1 tiếng rưỡi. Việc sắp xếp các buổi họp cho phép toàn bộ thành viên trong nhóm tham gia là một thách thức, và chúng tôi phải chấp nhận rằng một số cá nhân sẽ không thể tham dự cả hai buổi. Chúng tôi đang cân nhắc tổ chức một buổi thảo luận chấm điểm trực tiếp kéo dài một ngày vào năm tới để đảm bảo tất cả mọi người tham gia chấm điểm đều có thể đóng góp ý kiến.

Một thách thức khác nảy sinh trong cách chúng tôi vận hành các kết quả. Là một phần trong chiến lược Kế hoạch Hành động Tiểu bang về Khoản tài trợ Khối, chúng tôi yêu cầu mỗi quận CRS xây dựng Sáng kiến Cải thiện Chất lượng về Sự tham gia của Gia đình để tăng cường Sự tham gia của Gia đình trong quận của họ dựa trên kết quả của FESAT. Điều này đã chứng tỏ là khó khăn hơn so với suy nghĩ ban đầu vì một số lý do. Nhiều nhân viên tham gia cần được định hướng về khái niệm Cải thiện Chất lượng và cách xây dựng và triển khai kế hoạch hành động. Ngoài ra, việc xem xét các báo cáo hàng quý liên quan đến các kế hoạch trở nên quá sức đối với một người. Chúng tôi đã giải quyết cả hai thách thức này bằng cách chỉ định các thành viên của nhóm Kế hoạch Hành động Tiểu bang về Khoản tài trợ Khối làm người liên lạc cho Sáng kiến Cải thiện Chất lượng về Sự tham gia của Gia đình. Là chuyên gia trong lĩnh vực này, các người liên lạc hỗ trợ cho mỗi nhóm quận, có thể dưới hình thức tham dự các cuộc họp nhóm và xem xét các PDSA và báo cáo hàng quý để đảm bảo rằng họ đang đạt được tiến bộ trong việc lập kế hoạch hành động. 

H: Ông có lời khuyên nào cho các nhà lãnh đạo của các chương trình Title V của tiểu bang khác đang cân nhắc sử dụng FESAT không? 

Điều cực kỳ quan trọng là nhóm phải có định nghĩa rõ ràng về sáng kiến cấp hệ thống đang được đánh giá và thuật ngữ được sử dụng trong FESAT. Chúng tôi may mắn vì đã triển khai FESAT trong một dự án khác, vì vậy khi đến lúc chấm điểm công cụ cho các sáng kiến Tài trợ Khối, chúng tôi đã chuẩn bị sẵn sàng để hướng dẫn người dùng mới bằng tài liệu Mục đích và Hướng dẫn mà chúng tôi đã tạo cho sáng kiến cụ thể của mình dựa trên thông tin từ Hướng dẫn Sử dụng FESAT. Tài liệu này cho phép tất cả những người tham gia có tài liệu tham khảo khi chúng tôi gửi công cụ cho họ để bắt đầu quá trình chấm điểm.

Theo tôi, điểm hấp dẫn của FESAT chính là sự đồng thuận trong thảo luận. Bạn cần đảm bảo sự tham gia của những cá nhân có vai trò lãnh đạo trong tổ chức và những đại diện có kinh nghiệm thực tế trong suốt quá trình đánh giá, từ việc chấm điểm công cụ cho đến việc tham gia thảo luận đồng thuận. Sự tham gia nhất quán của đội ngũ quản lý và các chuyên gia tư vấn phụ huynh tại địa phương đã mang lại những cuộc thảo luận phản ánh hai quan điểm khác nhau, và điều này đã mang lại sự khai sáng cho cả hai bên.

Cuối cùng, tôi thực sự khuyến nghị nên có một người điều phối bên ngoài cho các cuộc thảo luận đồng thuận về FESAT để mọi người đều có thể tham gia tích cực. Sẽ rất khó khăn cho tôi nếu tôi là người điều phối hoặc người ghi chép. Chúng tôi may mắn vì đã có hợp đồng với một nhóm đánh giá quen thuộc với tổ chức của chúng tôi. Người điều phối của họ đã dẫn dắt một cuộc thảo luận cân bằng và mang tính xây dựng với sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm. Làm việc với người điều phối bên ngoài này là chìa khóa cho sự thành công của toàn bộ trải nghiệm sử dụng công cụ này.